Conformité en matière de sécurité

par Christina Phillis

À tout moment donné, l’équipe de santé et sécurité environnementale (EHS) à l’université du Texas A&M rencontre une variété de dangers potentiels. Étant la plus grande université au Texas, et une qui offre des centres de recherche, des laboratoires, et des instituts reconnus au plan national, ce n’est pas étonnant.

Situé au cœur du Texas Triangle à College Station, une ancienne ville ferroviaire, le Texas A&M est le premier établissement public d’enseignement supérieur au Texas. Son campus principal, qu’on appelle affectueusement Aggieland, occupe 600 acres et abrite 64 126 élèves. L’objectif des quelque 60 personnels de sécurité qui constituent le département de l’EHS est d’assurer un lieu sûr dans lequel tous ces élèves, ainsi que les 3 750 membres de faculté, peuvent apprendre et travailler. C’est une responsabilité dont l’équipe prend très au sérieux et qu’elle réalise en collaboration avec les professeurs, le personnel, et les étudiants. 

« Texas A&M vise l’excellence. Offrir un environnement sécuritaire dans lequel la faculté peut poursuivre leurs recherches, les étudiants peuvent poursuivre leurs études, le personnel peut travailler, et les visiteurs peuvent se distraire est fondamental à cette excellence, » déclare Erich H. Fruchtnicht, MS, CHMM, responsable adjoint de la radioprotection et physicien principal en santé.

Pour une université de cette taille, l’EHS s’intéresse à tout depuis la nourriture et la radioprotection, jusqu’à la qualité de l’air intérieur et le transport de matières dangereuses. Par exemple, lorsqu’un chercheur expérimente avec un nouveau système de lasers, on fait appel à l’équipe de l’EHS afin de déterminer la configuration qui permettra au chercheur de poursuivre leur travail en toute sécurité.

L’équipe se conforme non seulement aux règlements et standards de l’université, mais aussi aux règlements des institutions gouvernementales. Ceux-ci incluent le département de transport du Texas (« Texas Department of Transportation ») et le commissaire aux incendies du Texas (« Texas Fire Marshall ») au niveau régional, et les centres pour le contrôle et la prévention des maladies (« Centers for Disease Control and Prevention ») et l’agence de protection de l’environnement (« Environmental Protection Agency ») des É-U au niveau national.

La conformité en matière de sécurité est intégrale à leur succès en tant qu’université de recherche. Afin d’acquérir des subventions du National Institutes of Health (NIH), les chercheurs doivent souvent démontrer leur conformité aux règlements de sécurité applicables. L’EHS fournit ce soutien à la conformité, permettant aux équipes de recherche de toucher aux subventions du NIH, et fournit aussi les garanties appropriées pour les matières et substances dangereuses utilisées au cours des recherches qui bénéficient de ces subventions. La non-conformité peut être un risque pour la réputation, même si aucun incident n’est survenu.

Selon Fruchtnicht, « L’EHS du Texas A&M minimise ce risque grâce à nos relations coopératives avec tous les services opérationnels du Texas A&M et les autres systèmes d’agences universitaires avec qui sommes en partenariat. »

Parmi ces intérêts concurrents, Texas A&M a développé un programme de sécurité robuste et polyvalent qui s’adresse aux multiples rôles et fonctions de leur université. Il s’engage à communiquer avec et éduquer tout le monde sur les meilleures pratiques, à acquérir les meilleurs équipements et fournitures de sécurité disponibles, et à établir des procédures qui renforcent continuellement les concepts de sécurité.

Exploiter la communication

Afin de maintenir un solide programme de sécurité, le personnel de l’EHS du Texas A&M collabore avec les différents départements afin de communiquer avec, et éduquer les professeurs, le personnel, et les étudiants au sujet des règlements gouvernementaux et des risques et dangers pertinents.

« Nous voulons que notre personnel de recherche puisse rentrer chez eux et retrouver leur famille, convaincus qu’ils ont une équipe d’EHS au travail qui tient à cœur leur santé, leur bien-être, et le succès de leurs recherches, » dit Fruchtnicht.

La ligne de communication commence par les chefs de département. Obtenir leur appui et leur perspective sur le respect des normes de sécurité est une première étape critique afin de maintenir les relations qui aident à renforcer ce programme.

« Les chefs de département agissent comme PDG de leurs départements respectifs. Ils assument la responsabilité ultime pour tous les professeurs et les équipes de recherche relevant de leur département, » poursuit Fruchnicht.

Les chefs de département comprennent l’importance de maximiser la conformité en matière de sécurité afin de profiter au plein de leurs recherches. Tout comme l’équipe de football de première classe du Texas A&M, si un seul membre subit une blessure ou l’équipement fonctionne mal, le groupe laboratoire en entier est affecté.

Suivants dans la ligne de communication sont les chercheurs principaux (PIs) et les gestionnaires de laboratoire, qui sont une grande source d’information concernant les dangers présents. Ils ont beaucoup d’influence auprès des assistants de recherche et des étudiants au postdoctorat, et doivent donner le ton et communiquer l’importance de la conformité à leurs groupes de laboratoire. L’EHS, à leur tour, peut les aider à trouver et acquérir l’équipement de sécurité le plus approprié selon les projets particuliers de recherche du groupe. L’EHS peut également faciliter des démonstrations sur le campus par les fournisseurs des plus récents équipements personnels de protection (ÉPP). Ceci encourage la conversation, et aide les groupes laboratoires à s’ouvrir au sujet de leurs propres expériences de travail.

« Travailler avec le canal commercial Fisher Scientific et nos spécialistes en sécurité, Michael Dupree et Ben Kaster, a été formidable. Leur volonté de travailler en étroite collaboration avec l’EHS pour diffuser l’information au sujet de la sécurité et de la conformité enrichit le travail que fait déjà l’EHS et augmente notre capacité de rejoindre un encore plus grand auditoire sur le campus avec notre message de coopération, » dit Fruchtnicht.

L’EHS est aussi concerné avec le campus au complet. Des membres de leur personnel participent à des comités à l’échelle de l’université, avec d’autres employés des autres départements, pour faciliter la communication. Ils diffusent des informations de sécurité à l’université entière à travers Facebook, Twitter, et le Safety Dispatch, un bulletin électronique. Des listes d’envoi de courrier électronique sont employées à la grandeur de l’université pour transmettre rapidement les mises à jour critiques des politiques. Tous ces efforts ensemble servent à joindre les gens là où ils sont.

« Nous voulons que notre personnel de recherche puisse rentrer chez eux et retrouver leur famille, convaincus qu’ils ont une équipe d’EHS au travail qui les tient à cœur. »

Faciliter l’entraînement

En plus de la diffusion de l’information sur la sécurité, l’EHS fournit des programmes de formation pour différentes fonctions. Selon les besoins, ils organisent des exercices pratiques, des modules en ligne, des formations théoriques en classe, et des sessions individualisées. Ils peuvent même rencontrer les groupes afin de démontrer comment ils peuvent mieux assurer la sécurité dans leurs espaces de laboratoire particuliers. Le Dorm Burn annuel, événement où l’on met feu à une caravane aménagée comme un dortoir, est un bel exemple des démonstrations utilisées pour souligner l’importance des normes de sécurité.

Une vérification que les procédures de formation sont bien à jour fait partie des inspections annuelles. Toute formation fournie par l’EHS est suivie électroniquement, et la formation particulière au laboratoire offert par les PIs ou les gestionnaires de laboratoire est documentée sur place. Avant que les élèves soient autorisés à travailler avec de l’équipement nécessitant une formation spécialisée, le responsable à la sécurité vérifie leurs statuts de formation.

Effectuer des vérifications (audits)

Pour une grande université comme le Texas A&M, la conformité en matière de sécurité est un processus en évolution constante. Il peut y avoir un changement de réglementation, ou de nouvelles matières dangereuses ou équipements peuvent être introduits. Ensuite, il y a toujours de nouveaux élèves, professeurs, et employés qui ont besoin d’aide à assumer leurs responsabilités de conformité en matière de sécurité. En plus de communiquer les meilleures pratiques, l’équipe du EHS procède à des vérifications (audits) et des inspections pour assurer que les règlements soient respectés et pour reconnaître de nouvelles situations.

Des listes de vérification officielles sont employées pour les audits et inspections afin de déterminer les questions brûlantes qui varient selon le type de laboratoire. Un laboratoire de radiation peut nécessiter une inspection de matières radioactives, rayons X, et lasers. Une telle vérification a révélé un laboratoire qui éprouvait de la difficulté à identifier les réfrigérateurs réservés à la recherche, un risque de sécurité indéniable. L’équipe du EHS a été en mesure d’offrir une assistance rapide en fournissant des étiquettes et enseignes appropriées pour indiquer « l’utilisation non alimentaire » et « aucun entreposage de produits chimiques » afin d’éliminer le risque.

Après avoir effectué un audit ou une inspection, l’EHS communique leurs attentes par rapport aux changements qui doivent être réalisés et fait le suivi pour assurer que les corrections sont mises en œuvre. Les lacunes identifiées sont réévaluées afin de constater les progrès accomplis. L’EHS peut ensuite offrir de l’aide supplémentaire ou transmettre le problème au PI ou au chef de département si nécessaire.

Préparation aux urgences

En cas d’urgence, les équipes et la technologie universitaires sont intégrées avec les services locaux de police, d’incendie, et de services médicaux d’urgence (EMS). En interne de l’EHS, il y a des groupes d’intervention d’urgence disponibles sur appel 24 heures par jour et des plans de gestion des urgences pour chacune des disciplines de sécurité couvertes par l’EHS. Il y a également une autre équipe séparée universitaire de gestion des urgences qui, en étroite collaboration avec l’EHS, interagit avec les groupes locaux de gestion des urgences sur le plan municipal et régional.

Quant à la technologie, des génératrices d’urgence sont disponibles pour supporter plusieurs édifices en cas de panne de courant, et des systèmes d’alimentation ininterrompus peuvent être déployés pour soutenir les équipements sensibles au besoin.

Regard vers le futur

De nouveaux dangers se présentent continuellement, alors l’équipe de l’EHS investit dans le développement professionnel de leur personnel. Ils reçoivent des formations à jour et de l’information sur les tendances en recherche universitaire, les mises à jour réglementaires et leurs implications, et les meilleures pratiques. Des membres d’équipe dévoués suivent de très près le « Federal Register » (registre fédéral), les publications réglementaires du Texas, et autres ressources pour rester au courant des mises à jour applicables.

Fruchtnicht prévoit que la recherche interdisciplinaire jouera un plus grand rôle dans leur programme de sécurité à l’avenir. Au cours d’un seul projet de recherche, les professeurs, le personnel, et les élèves pourront travailler avec plusieurs matières biologiques, chimiques, et radiologiques dangereuses. L’équipe de l’EHS du Texas A&M est bien placée pour suivre l’évolution de la recherche à l’université.