Planifier pour les interruptions de laboratoire inattendues
Par Iva Fedorka
Nombre d’entre nous savent par expérience à quel point les fonctionnements de laboratoire peuvent être interrompus par des conditions climatiques extrêmes, un bris d’équipement, des dommages au bâtiment, des pannes d’électricité et de communication ou des désordres civils. Élaborer un plan en cas d’interruptions imprévues pourrait être votre meilleure chance de poursuivre vos activités pendant une telle crise.
Qu’est-ce qu’un PCO?
Un plan de continuité des opérations (PCO), parfois appelé « plan en cas de catastrophe », est une description de mesures à prendre en cas d’une urgence. Le PCO peut être entièrement ou partiellement activé quand le laboratoire ou ses systèmes de soutien ne fonctionnent pas.
Il peut vous aider à conserver ou à rétablir les activités du laboratoire pendant une crise et atténuer les effets des événements internes ou externes. Avoir un plan en place peut vous aider à reprendre les activités de base aussi rapidement que possible, à diriger les employés et à faciliter la récupération.
Pourquoi un PCO de laboratoire?
En tant qu’environnements uniques, les laboratoires devraient élaborer des PCO propres à chaque installation. Les laboratoires possèdent généralement un grand nombre d’instruments, utilisent des espaces dédiés, peuvent nécessiter un traitement spécifique de l’air et peuvent être impossibles à relocaliser rapidement et facilement.
Ils effectuent des fonctions clés dans les installations de soins de santé, les sites de fabrication, les institutions universitaires et de recherche, ainsi qu’auprès des agences gouvernementales locales, provinciales et fédérales. Même si les interruptions des activités ne sont pas fréquentes, elles peuvent être dévastatrices pour le laboratoire et les organisations et les gens qu’il dessert.
Les bases
Votre PCO doit présenter les « pires des scénarios » tout en abordant aussi les interruptions moins importantes. Idéalement, le PCO aborde les menaces et les crises potentielles, ainsi que les urgences naturelles ou provoquées par l’homme. Il devrait décrire les infrastructures, les ressources et les autres exigences permettant de conserver ou de rétablir le fonctionnement à l’intérieur d’une période de temps spécifique. Un PCO efficace établit des plans d’action précis, identifie le personnel responsable et détermine la formation supplémentaire dont les employés auront besoin.
Regarder au-delà du laboratoire
Révisez le PCO de votre organisation pour mieux coordonner la communication et les réponses. Si votre laboratoire fait partie d’une institution universitaire plus grande, par exemple, il est possible que vous ne soyez pas en mesure de contrôler entièrement l’alimentation électrique, la climatisation et d’autres systèmes.
Activer votre PCO
Quand vient le temps de mettre votre plan en action, l’exécution est la clé.
Faites participer tout le monde
- Habilitez les superviseurs et les gestionnaires
- Affichez et communiquez les initiatives, montrez le progrès
Formez tout le monde
- Formez les employés et établissez des attentes
- Établissez un point de contact (PC) pour chaque section du laboratoire
- Procédez régulièrement à des pratiques ou à des exercices de simulation
Utilisez des listes de vérification
- Créez une liste de vérification pour chaque étape
- Basez les listes de vérification sur la complexité et la conception de votre laboratoire
- Suivez le progrès et envoyez des rappels des prochaines tâches
Communiquez
- Incluez des formulaires principaux et de rechange
- Tenez à jour une liste de contacts
- Identifiez les problèmes et redirigez les activités
Suivez et contrôlez
- Publiez le progrès de l’exécution pour éviter la panique, gardez tout le monde concentré
- Créez un tableau de bord pour une vue globale
- Collectez les mesures de performance
En temps de crise, votre PCO peut faire une grande différence et pourrait être le plan le plus important que vous ayez à élaborer pour votre laboratoire. Et, s’il est vrai que le plan est important, pour qu’il soit une réussite, il doit être correctement exécuté. Révisez et mettez à jour votre PCO tous les ans et partagez les mises à jour avec vos employés.
Vous trouverez un grand nombre de modèles et d’autres ressources pour l’élaboration d’un PCO en ligne. Vous pouvez, par exemple, consulter le document Continuity of Operations Plan Improvement Tool for Public Health Laboratories (Outil d’amélioration des plans de continuité des opérations destinés aux laboratoires de santé publique) publié par l’Association of Public Health Laboratories des États-Unis (www.aphl.org).
Iva Fedorka est une rédactrice de Thermo Fisher Scientific.
