La capacité à s’adapter et à établir des priorités est la clé d’une meilleure productivité

Par Kevin Ritchart

Avec un personnel limité, un nombre restreint d’heures de travail et un large éventail de tâches à accomplir, les responsables de laboratoire sont toujours à la recherche de méthodes qui rendront leurs installations plus efficaces. Le défi consiste à trouver des moyens d’accroître la productivité sans sacrifier la santé et la sécurité des employés ni la précision des résultats.

Qu’il s’agisse d’aider les employés à apprendre à gérer leur temps plus efficacement ou de moderniser l’aménagement du laboratoire pour créer un espace de travail plus fonctionnel, les responsables de laboratoire peuvent prendre diverses mesures pour avoir un effet positif sur la productivité.

S’adapter et surmonter

À la base, la gestion du temps est le processus décisionnel qui structure, protège et ajuste le temps d’une personne en fonction de l’évolution des conditions environnementales. Des années de recherche ont montré que les trois compétences clés qui séparent le succès de l’échec dans la gestion du temps sont la prise de conscience, l’aménagement et l’adaptation.

La prise de conscience consiste à conserver une vision réaliste du temps en le reconnaissant comme une ressource limitée. L’aménagement consiste à organiser vos tâches et vos objectifs pour utiliser votre temps de manière efficace. L’adaptation consiste à surveiller l’utilisation du temps pendant l’exécution des tâches et à s’adapter aux interruptions et aux changements de priorités.

Priorisation et productivité

Lorsqu’il s’agit d’optimiser la productivité, il est essentiel de se concentrer sur les tâches qui correspondent à vos objectifs généraux et de laisser les questions moins urgentes pour plus tard. Une méthode qui peut vous aider dans cette quête consiste à utiliser la matrice de priorisation d’Eisenhower.

Cette approche vous aide à prioriser vos tâches en les classant en quatre catégories : urgent et important; important, mais pas urgent; urgent, mais pas important; et ni urgent, ni important.

Cette approche peut contribuer à réduire le nombre de tâches sans importance qui sont accomplies pour donner l’impression d’être occupé, alors qu’en fait ces tâches ont l’effet inverse sur votre productivité globale.

Personnel et stérilisation

Comme tout espace où les gens se rassemblent et interagissent, les laboratoires ont dû adapter leurs opérations et leurs espaces en raison de la pandémie de COVID-19.

Parmi les stratégies les plus efficaces pour encourager la distanciation sociale et faire respecter les nouvelles directives en matière de santé et de sécurité, citons l’échelonnement des quarts de travail afin de réduire le nombre d’employés présents en même temps dans le laboratoire, la mise en œuvre de nouveaux protocoles pour la circulation et l’utilisation d’équipements de protection individuelle supplémentaires.

Mais malgré ces mesures supplémentaires, la désinfection demeure le moyen le plus efficace de lutter contre les infections, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du laboratoire. Les laboratoires des sciences de la vie, dont beaucoup utilisent déjà des protocoles de stérilisation stricts, ont adopté des mesures de nettoyage renforcées utilisées par les industries hôtelière et médicale.

Les équipements les plus utilisés sont identifiés par le responsable du laboratoire et nettoyés régulièrement afin de réduire le risque de contamination. En utilisant cette approche, la nécessité d’arrêter les équipements pendant de longues périodes pour effectuer un nettoyage en profondeur est minimisée, ce qui peut contribuer à augmenter la productivité.

De l’espace pour bouger

Bien qu’ils aient fait l’objet d’une attention particulière pendant la pandémie de COVID-19, l’expansion des espaces de laboratoire et l’amélioration des processus de désinfection sont des éléments incontournables pour optimiser la sécurité dans les laboratoires.

Certaines entreprises rechercheront de nouvelles installations plus vastes ou réaffecteront l’espace existant afin d’améliorer le système de chauffage, de ventilation et de climatisation, de stocker des fournitures de nettoyage et des équipements de protection individuelle supplémentaires et d’ajouter des paillasses pour que les employés aient suffisamment d’espace pour effectuer leurs tâches.

Si ces stratégies d’amélioration de la productivité et d’adaptation de l’aménagement des laboratoires peuvent être utiles, il est important de noter qu’il n’existe pas d’approche unique pour améliorer la productivité. Le développement d’une approche adaptée à vos besoins particuliers peut prendre un certain temps.

Ce contenu a été inspiré, en partie, par « Designing Labs for Productivity », Lab Manager, 28 février 2020; et « Time Management Is About More Than Life Hacks », Harvard Business Review, 29 janvier 2020.

Kevin Ritchart est un rédacteur de Thermo Fisher Scientific.